Η Εταιρεία έχει θέση σε εφαρμογή κανάλια υποβολής αναφορών στο πλαίσιο της πρόληψης, ανίχνευσης ή διερεύνησης παράτυπων, αντιδεοντολογικών, παράνομων ή αξιόποινων συμπεριφορών εντός της Εταιρείας. Οι αναφορές/καταγγελίες παρατυπίας, παράλειψης ή αξιόποινης πράξης αφορούν -αλλά δεν περιορίζονται- στα ακόλουθα:
Η Εταιρεία λαμβάνει τα Δεδομένα που υποβάλλονται με τους παρακάτω τρόπους:
Επίσης ενδέχεται να λάβει δεδομένα μέσω αναφορών που της διαβιβάζουν οι θυγατρικές εταιρείες του ομίλου, στο βαθμό που μία αναφορά θίγει ζητήματα δημοσίου συμφέροντος ή αφορά άμεσα/έμμεσα στην Εταιρεία. Στο πλαίσιο της διερεύνησης μιας αναφοράς, η Εταιρεία ενδέχεται να συλλέξει περαιτέρω Δεδομένα μέσω της διενέργειας συνεντεύξεων με τα εμπλεκόμενα μέρα, καθώς και από άλλες πηγές, σύμφωνα με όσα ορίζονται στις εσωτερικές της Πολιτικές και Διαδικασίες.
Με σκοπό την εξακρίβωση ή μη της βασιμότητας συγκεκριμένης αναφοράς/καταγγελίας και της περαιτέρω διερεύνησης του αναφερόμενου περιστατικού, η Εταιρεία επεξεργάζεται τα Δεδομένα που υποβάλλουν οικειοθελώς οι αναφέροντες, ήτοι ενδεικτικώς και όχι περιοριστικά:
Σε καμία περίπτωση δεν αναμένεται η αναφορά/καταγγελία να αποδεικνύει τις ενδεχόμενες ανησυχίες/υποψίες του αναφέροντος, ωστόσο προτρέπεται να αναφέρονται όλες οι διαθέσιμες πληροφορίες, ώστε να διευκολύνεται η διερεύνηση της υπόθεσης
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η Εταιρεία μέσα από τα κανάλια υποβολής αναφορών που θεσμοθετεί δίνει τη δυνατότητα στους αναφέροντες να υποβάλλουν την αναφορά τους είτε επωνύμως είτε ανωνύμως. Οι αναφορές πρέπει να γίνονται «καλή τη πίστει». Η Εταιρεία δεσμεύεται να προστατεύσει τους αναφέροντες, δεδομένου ότι υπέβαλλαν την αναφορά καλή τη πίστει από κάθε διάκριση ή δυσμενή μεταχείριση, τυχόν στοχοποίηση ή πράξη η οποία στοχεύει στην τιμωρία του και προβλέπει δυσμενή επαγγελματική μετακίνηση/μετάθεση ή λύση εργασίας. Μετά το πέρας της εξέτασης της αναφοράς, δεν προβλέπονται κυρώσεις ή συνέπειες για όσους δεν αποδειχθεί ότι διέπραξαν ή συντέλεσαν έκνομη ενέργεια.
Πρόσβαση στα Δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές για τους σκοπούς της εξέτασης ή της διαχείρισης των αναφορών μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του εκάστοτε περιστατικού και στο βαθμό που απαιτείται.
Ειδικότερα, τα Δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές κοινοποιούνται κατά περίπτωση και ανάλογα τη φύση του περιστατικού και σύμφωνα πάντοτε με τις σχετικές Πολιτικές και Διαδικασίες: στα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών της Εταιρείας (εάν το περιστατικό αφορά βία/παρενόχληση), στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (υπεύθυνος παραλαβής και παρακολούθησης αναφορών), στον Επικεφαλής Εσωτερικού Ελέγχου (υπεύθυνος διαχείρισης/εξέτασης των αναφορών) στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, στην Επιτροπή Ελέγχου, στο Διοικητικό Συμβούλιο, σε εξωτερικούς συμβούλους που δεσμεύονται με ρήτρες εμπιστευτικότητας, δικηγόρους, καθώς και σε δικαστικές ή/και διοικητικές αρχές.
Επίσης, τα Δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές/καταγγελίες κοινοποιούνται στα άτομα που περιλαμβάνονται στην αναφορά/καταγγελία, στους μάρτυρες και σε οποιονδήποτε άλλο έχει έννομο συμφέρον. Όταν επιτρέπεται η πρόσβαση των Δεδομένων στα άτομα που περιλαμβάνονται στην αναφορά/καταγγελία, αποκρύπτονται τα στοιχεία του καταγγέλλοντος και των μαρτύρων, εκτός αν αυτοί έχουν δώσει ρητή συγκατάθεση, καθώς και αν αποδείχθηκε ότι η αναφορά/καταγγελία ήταν κακόβουλη.
Οι αναφερόμενοι και οι εμπλεκόμενοι στη διαδικασία διερεύνησης της αναφοράς ενημερώνονται για το περιεχόμενο της αναφοράς και για τα σχετικά δικαιώματά τους και την άσκηση τους, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο. Ωστόσο, η παροχή ενημέρωσης εξετάζεται κατά περίπτωση καθώς ενδέχεται να προκύψουν περιπτώσεις, όπου η ως άνω ενημέρωση μπορεί, ενδεικτικά, α) να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και να παρεμποδίσει την αξιολόγηση της αναφοράς καθώς και την συλλογή πληροφοριών και στοιχείων που απαιτούνται, ή β) να οδηγήσει άμεσα ή έμμεσα σε ταυτοποίηση των αναφερόντων, ή γ) να οδηγήσει σε αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών οι οποίες λόγω της φύσης τους και ιδίως λόγω των υπέρτερων έννομων συμφερόντων της Εταιρείας, πρέπει να παραμείνουν απόρρητες, ή δ) να παρεμποδίσει την θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας ή/και την τυχόν ποινική διαδικασία. Σε περίπτωση που όσοι περιλαμβάνονται στην αναφορά/καταγγελία δεν ενημερωθούν άμεσα για το περιεχόμενο αυτής, προκειμένου να μην προβούν σε ενέργειες παρακώλυσης της έρευνας, οι λόγοι της σχετικής καθυστέρησης θα πρέπει να αποτυπωθούν εγγράφως και το έγγραφο να καταχωρηθεί στο φάκελο της υπόθεσης.
Η Εταιρεία θα τηρεί τα Δεδομένα για συγκεκριμένο χρόνο από την ολοκλήρωση της έρευνας, ο οποίος διαφοροποιείται ανάλογα με το πόρισμα αυτής. Ειδικότερα:
Σε όλες τις περιπτώσεις τηρούνται οι σχετικές Πολιτικές της Εταιρείας για τη διατήρηση και διαγραφή των προσωπικών δεδομένων.
Για περισσότερες πληροφορίες για την επεξεργασία των Δεδομένων σας και τα δικαιώματά σας, παρακαλούμε να ανατρέξετε στη Δήλωση Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων στον εξής σύνδεσμο: https://isquare.com.cy/gdpr/privacy-notice στην Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών-Καταγγελιών ή να απευθυνθείτε στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) στην ηλεκτρονική διεύθυνση [email protected].
